Las empresas cada vez tienen que gestionar más y más papeleo. Eso puede hacer que en ocasiones parte de esa documentación no se guarde correctamente y se termine por perder. Para evitarlo, lo mejor que puedes hacer es usar uno de los mejores software de gestión documental. En estos momentos hay muchas opciones entre las que elegir, pero no todas te van a dar los mismos resultados. Por ese motivo, en este artículo te vamos a mostrar los mejores programas. Así sólo deberás elegir el que mejor encaja con lo que buscas y disfrutar de todas sus ventajas.
Pero antes de entrar en detalles queremos dejar claro que el objetivo principal de un buen software de gestión documental es poder tener todo ordenado. Solo tenemos que introducir la información en el programa y el mismo se encargará del resto. De esa manera, si un día queremos consultar un documento, solo tendremos que usar el buscador y lo podremos encontrar con facilidad. Son programas muy fáciles de usar que ayudan y mucho en la gestión. Y como se reduce el tiempo de la gestión, el trabajador podrá usar ese tiempo para realizar otros trabajos para aumentar los beneficios de la empresa.
1- OpenDocMan
Es uno de los mejores programas que podemos usar en la actualidad en cualquier negocio. Los expertos en material de oficina de Oficinas.top nos han comentado que este programa lo llevan usando muchos años y hasta el momento nunca les ha dado ningún problema. Es algo que recomiendan a todos los negocios porque realmente es fácil de usar y hace que el trabajo sea mucho más sencillo.
Como nos indican los expertos en programas y oficinas, el programa es de código abierto. Eso significa que cada poco tiempo se añaden mejoras que lo hacen todavía más atractivo. La instalación no es para nada complicada y permite guardar y acceder a los documentos con mucha facilidad. Incluso se presenta como un programa sencillo para las personas que no tienen demasiados conocimientos dentro del mundo de la informática.
Con este programa podrás hacer muchas cosas, pero tiene algunos puntos destacables. Por ejemplo, hablamos de un programa que permite acceder a la documentación desde diferentes aplicaciones sin que eso suponga una pérdida de la seguridad de la información. Toda la información se puede cifrar para que el nivel de seguridad sea todavía más alto. A eso hay que añadir que el programa puede ser usado en diferentes idiomas, incluido el español. Y por si eso fuese poco, también se puede gestionar el trabajo con la ayuda del correo electrónico. Para conseguirlo hay que vincularlo, aunque esa vinculación no es para nada complicada.
2- OpenKM
Otro programa que se adaptará realmente bien para tu empresa. No importa si tienes una oficina o cualquier otro tipo de negocio, el programa se adaptará muy bien a tus necesidades. Ha sido desarrollado especialmente para conseguir que la organización y la gestión de todo tipo de archivos sea realmente sencillo. Si lo que estás buscando es un software para simplificar el trabajo, esta opción puede ser una buena opción. Para que te hagas a la idea, este programa permite almacenar, rastrear, editar y gestionar todo tipo de documentos electrónicos.
Una de las cosas que más me gustan del software es que permite capturar metadatos para posteriormente realizar un clasificado mucho más fácil. Además, cuenta con un motor potente a través del cual se consigue que la fluidez sea mucho más elevada. Por supuesto, cuenta con sistema de copia de seguridad para que todos los documentos estén a salvo y no te quedes sin ellos por culpa de un error informático. Y por supuesto, la calidad de la búsqueda es muy buena. Puedo garantizar que la precisión es elevada, lo que significa que siempre se puede encontrar lo que se busca sin pérdida de tiempo.
3- DocuWare
Ahora te presentamos un programa que lleva varias décadas en el mercado. Gracias a esa antigüedad, el programa ha recibido muchas actualizaciones que hacen que en estos momentos sea un software realmente completo. De manera resumida podríamos decir que es perfecto para las empresas que buscan guardar la documentación digital de manera segura y fiable, quieren digitalizar documentos físicos, automatizar procesos y optimizar todos los procesos. Si buscas todo eso, el programa te lo dará de manera sencilla.
El programa se adapta bastante bien a las empresas pequeñas como a las grandes. En el caso de usarlo en una empresa grande, cuenta con un sistema de permisos. De esa manera, cada perfil tendrá sus permisos y podrá acceder únicamente a la documentación que necesita. Es una manera interesante de evitar que los trabajadores tengan acceso a datos que no están a su nivel.
Además, la última actualización ha incluido la modalidad cloud. Gracias a ella se pueden subir los archivos a la nube y tener una copia de seguridad. Este sistema permite la opción de compartir archivos en tiempo real, perfecto si hay trabajadores con función en teletrabajo y también ofrece la opción de elegir diferentes archivos. Eso hace que sea un software realmente completo.
4- Microsoft Sharepoint online
Hablamos de un software de gestión documental que ha sido desarrollado por el gigante Microsoft. Si estás acostumbrado a trabajar con documentación de office, esta opción también te dará más de una opción. Como puedes imaginar, la nube está presente, por lo que siempre podrás trabajar con tus documentos. Solo te hará falta una conexión a internet y el resto lo hará el programa. Perfecto para trabajar con función de multidispositivos.
El programa es sencillo, gracias en parte a que hablamos de un espacio en la nube dentro de Office 365. En ese espacio podrás guardar y organizar tus documentos para consultarlos con facilidad. Esta opción permite trabajar con documentos, datos en general, listas o incluso webs. Si tu negocio trabaja mucho en la nube, puede que sea una muy buena opción.
5- LogicalDOC
Hablamos de otro programa de código abierto que está siendo la solución perfecta para muchas empresas. Concretamente se lo recomiendo a las empresas que quieran realizar una gestión de documentos multiplataforma. Como otras opciones modernas, cuenta con almacenamiento en la nube para poder consultar los archivos desde cualquier parte. Ya no hace falta estar en la oficina para poder acceder a la información o archivos que buscamos.
El programa destaca por realizar su trabajo de manera rápida y efectiva. Por ejemplo, me ha llamado mucho la atención la interfaz, la cual en mi opinión es realmente intuitiva. Eso ayuda a que el trabajo se pueda gestionar mucho mejor. Además, tiene función de copia de seguridad para que en caso de pérdida se puedan volver a recuperar.
6- OnlyOffice
Finalmente te presento un programa que es gratuito, pero que te dará buenos resultados si la carga de trabajo es muy grande. Es verdad que los programas de pago son más completos, pero esta versión gratuita puede que sea suficiente si tienes un negocio pequeño. Y es que, a pesar de ser gratuito, cuenta con muchas funciones, de aquí que sea otra opción muy interesante.
Por ejemplo, este software nos permite consultar y editar documentos desde cualquier dispositivo con una sola conexión a internet. Incluso permite editar archivos HTML si es necesario. Otras de las cosas que me gustan del software es que permite colaborar y compartir archivos en tiempo real con otras personas y ofrece la opción de crear presentaciones online.
